Все записи в журнале должны вестись аккуратно, без исправлений, желательно одними чернилами. 
Записи в журнале проводит должностное лицо, отданное приказом по предприятию как его руководитель (начальник), прошедший аттестацию (обучение) по охране труда.
Страницы журнала прошнуровываются, пронумеровываются, оставшаяся часть шнура приклеивается к последней странице частью листа бумаги, на котором указывается количество страниц, все скрепляется печатью организации и подписывается ответственным должностным лицом ведущим учет журналов.
Журналы должны регистрироваться, иметь свой инвентарный номер;
После полного заполнения журнала он сдается ответственному лицу и получает взамен новый. Срок хранения журнала 45 лет