Журнал авторского надзора необходим проектным организациям, осуществляющим функции контроля за строительными работами.

Журнал авторского надзора содержит целый комплекс информации по строительству того или иного объекта. Здесь находится и перечень строительных организаций, производящих работы на объекте, и перечень специалистов, проводящих проверочные мероприятия, а также полные сведения о надзорных работах.

Журнал авторского надзора находится непосредственно на строительном объекте и записи ведут лица, осуществляющие проверки.

Представитель проектной организации осуществляющий авторский надзор наделен широкими полномочиями. Так, в случае обнаружения грубых нарушений и отступлений от проекта, представитель надзора может приостановить определенные виды работ. В случае внесения в ходе строительства изменений в чертежи контролирующее лицо проводит необходимые согласования. Все замечания должны аргументироваться ссылками на соответствующие нормативные документы.

Сотрудники, ответственные за проведение проверок назначаются автором проекта, а утверждаются и получают допуск на объект в территориальной градостроительной организации. Они осуществляют надзор как по всему объекту, так частично (например, по зданиям). Специалисты контролируют также исполнение выданных ранее указаний.

Сотрудникам строительной организации важно полностью и в срок выполнять все предписания представителя авторского надзора. Ответственность за своевременность и качество исполнения возлагается на руководителя организации - подрядчика. Эти функции также могут выполняться специалистом уполномоченным приказом руководителя.

Журнал авторского надзора состоит из титульного листа, перечня подрядчиков, занятых в строительстве, листа посещения объекта сотрудниками по надзору, учетных листов. Внесение информации в титульный лист обязательно, поскольку он выполняет не только информационные, но и верификационные задачи. После завершения всех работ специалистов по контролю Журнал авторского надзора, хранившийся на объекте, предоставляется на постоянное хранение заказчику.

Журнал авторского надзора важно правильно оформить, т.е. произвести нумерацию листов вкладыша, прошить и опечатать. Это необходимая мера для обеспечения первоначальной целостности документа, исключающая возможность манипулирования содержимым. Пренебрежение данной мерой безопасности не выгодно, в первую очередь, организации осуществляющей авторский надзор. Прошитый журнал можно использовать в качестве юридически значимого доказательства.